Przepisy

Warto zapoznać się z ogólnymi zasadami dotyczącymi kas fiskalnych, by nie przeoczyć momentu, w którym obowiązujące przepisy nakazują dokonania instalacji tego urządzenia w naszej własnej firmie.

Kogo dotyczy obowiązek posiadania urządzenia fiskalnego?

Obowiązek prowadzenia ewidencji z wykorzystaniem kas fiskalnych określa rozporządzenie Ministra Finansów z dn. 29 listopada 2012 r., które weszło w życie 1 stycznia 2013 r.

  • Podlegają mu podatnicy świadczący usługi na rzecz osób fizycznych, nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych:

    - których kwota obrotu z powyższego tytułu w poprzednim roku podatkowym przekroczyła 20 tys. zł.

    - którzy w poprzednim roku zaczęli osiągać obrót na rzecz osób fizycznych, nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych i kwota ich obrotu przekroczyła, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w poprzednim roku podatkowym, 20 tys zł.

    - którzy po 31 grudnia 2012 zaczęli osiągać z powyższego tytułu obrót i przewidywany obrót przekroczy w roku podatkowym 20 tys. zł.

Kto jest zwolniony z obowiązku ewidencjonowania?

Usługi na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych przy łącznym spełnieniu warunków:

- każde świadczenie usługi udokumentowane fakturą,

- liczba wszystkich usług w poprzednim roku podatkowym mniejsza niż 50, liczba odbiorców tych usług mniejsza niż 20,

- zapłata za usługę w całości przelewem o tytule jednoznacznie wskazującym na transakcję, której dotyczy zapłata.

Czy rozliczanie świadczeń wyłącznie na podstawie kontraktu z NFZ zwalnia z obowiązku posiadania urządzenia fiskalnego?

Udzielanie świadczeń wyłącznie na podstawie kontraktu z Narodowym Funduszem Zdrowia zwalnia z obowiązku posiadania urządzenia fiskalnego.

Oryginały i kopie paragonów fiskalnych

Obowiązkiem podatnika rejestrującego sprzedaż za pomocą kasy fiskalnej jest wydawanie paragonów fiskalnych w momencie sprzedaży, a także przechowywanie ich kopii przez okres pięciu lat, licząc od następnego roku po rozpoczęciu fiskalizacji.

Co to jest i kiedy należy wykonać raport dobowy i miesięczny?

W raporcie dobowym zawarte są informacje będące podstawą do rozliczenia podatkowego. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, jeśli w danym dniu realizowano sprzedaż, raport dobowy należy wykonać na koniec dnia po zakończeniu sprzedaży, najpóźniej następnego dnia przed rozpoczęciem sprzedaży.

Urząd Skarbowy wymaga też od podatnika miesięcznych raportów sprzedaży. Jest to raport zawierający wszystkie raporty dobowe zapisane w pamięci fiskalnej w danym miesiącu oraz podsumowanie tych raportów. Raport miesięczny należy wykonać na koniec każdego miesiąca lub przed pierwszą sprzedażą miesiąca następnego.

Obowiązek wykonywania przeglądów okresowych

Zgodnie z Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać urządzenia rejestrujące oraz stosowania tych urządzeń przez podatników, konieczne jest dokonywanie przeglądów technicznych urządzeń fiskalnych (przynajmniej raz na 24 miesiące).

Bardzo istotną sprawą jest też ścisła współpraca ze służbami serwisowymi. Serwisant ma za zadanie zamieszczać wpisy w książce kasy rejestrującej, przechowywanej w miejscu zainstalowania urządzenia.

Na czym polega kontrola urządzenia fiskalnego przez pracownika Urzędu Skarbowego?

  • Kontrola urządzenia fiskalnego przez pracownika Urzędu Skarbowego polega na sprawdzeniu:

    • stanu technicznego kasy
    • nienaruszalności plomb
    • prawidłowości obsługi klienta (wydawanie paragonów, reklamacje, zwroty)
    • dobowego raportu fiskalnego
    • zaprogramowania kasy (nagłówek, nazwy i ceny towarów, przyporządkowanie stawek VAT do towarów)
    • numeru fabrycznego, unikatowego i ewidencyjnego (po nadaniu nr ewidencyjnego przez U.S. należy zapisać go trwale na obudowie kasy w widocznym miejscu).

Kary za użytkowanie kasy niezgodnie z przepisami

Za użytkowanie kasy niezgodnie z obowiązującymi przepisami prawa grożą następujące konsekwencje:

- utrata prawa do ulgi na zakup kasy

- utrata prawa do odliczania od podatku należnego 30% podatku naliczonego przy nabywaniu towarów i usług (nie dotyczy osób fizycznych, które za ten sam czyn ponoszą odpowiedzialność za wykroczenie lub przestępstwo skarbowe)

- grzywna o wartości do 180 stawek dziennych. Ustalając stawkę dzienną, sąd bierze pod uwagę dochody sprawcy, jego warunki osobiste, rodzinne, stosunki majątkowe i możliwości zarobkowe; stawka dzienna nie może być niższa od 1/30 części najniższego miesięcznego wynagrodzenia w czasie orzekania w pierwszej instancji, ani też przekraczać jej czterystu krotności.

Ulga na zakup urządzenia fiskalnego

Jakie trzeba spełnić warunki, żeby otrzymać zwrot za zakup kasy fiskalnej?

Aby mieć prawo do otrzymania ulgi za zakup kasy fiskalnej, należy przed rozpoczęciem ewidencjonowania i fiskalizacją pisemnie powiadomić Naczelnika Urzędu Skarbowego o wszystkich instalowanych urządzeniach. Kolejnym krokiem jest przeprowadzenie w wymaganym terminie fiskalizacji. Następnie w ciągu 7 dni od tego faktu trzeba złożyć w US wypełniony formularz, na ogół dołączany do urządzenia. Gdy powyższe warunki zostaną spełnione należy jeszcze tylko przedstawić w Urzędzie Skarbowym oryginał faktury za zakup kasy, wraz z dowodem zapłaty i rozliczyć wydatek.

Jak ubiegać się o zwrot pieniędzy za zakup kasy fiskalnej?

Podatnicy VAT ubiegający się o ulgę na kasę fiskalną mogą odliczyć należną im kwotę w rozliczeniu podatku VAT za okres rozliczeniowy, w którym rozpoczęto ewidencjonowanie przy zastosowaniu urządzenia, lub za kolejne okresy. Aby tego dokonać należy wpisać odpowiednią kwotę w deklaracji VAT, w polu "zakup kasy rejestrującej". Podmioty nie będące płatnikiem VAT otrzymują zwrot na konto bankowe, w ciągu 25 dni po złożeniu wniosku do właściwego Naczelnika US.

Tego typu dokument powinien zawierać m.in.: dane dotyczące podatnika oraz podmiotu prowadzącego serwis urządzeń fiskalnych, który dokonał fiskalizacji kasy, a także oryginał faktury potwierdzającej zakup, wraz z dowodem zapłaty całej należności za kasę fiskalną. Należy również zamieścić w nim numer konta bankowego, na który zostaną przelane przez Urząd Skarbowy pieniądze.

Kiedy podatnik musi zwrócić ulgę?

W pewnych przypadkach podatnik, który otrzymał ulgę na zakup kasy fiskalnej musi ją zwrócić. Dzieje się tak, gdy naruszy warunki związane z odliczeniem kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących tj. np. gdy zaprzestanie działalności w okresie trzech lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania - otworzy likwidację oraz ogłosi upadłość firmy, albo sprzeda przedsiębiorstwo. Zwrotu należy dokonać również gdy kasa zostanie skradziona lub utracona.

  • Ulgę należy zwrócić na rachunek właściwego Urzędu Skarbowego.

Akty Prawne

Ustawa o podatku od towarów i usług

Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2004 Nr 54 poz. 535)

Prawo o miarach

Ustawa z dnia 18.03.2011 o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy — Prawo o miarach (Dz. U. z 2011
r. Nr 64, poz. 332)

Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących